TAAL VAN DE BUSINESS
HOOFDSTUK 1: INLEIDING ........................................................................................................... 2 HOOFDSTUK 6: SLECHTNIEUWSGESPREK ........................................................................ 29
1. Wat doet een HR-businesspartner? .......................................................................... 2 1. Algemene informatie .................................................................................................. 29
2. Welke HR-gesprekken ken je? .................................................................................... 2 2. De voorbereiding op een slechtnieuwsgesprek................................................. 29
3. Wie zijn de stakeholders van HR (Businesspartner)? .......................................... 2 3. Het voeren van een slechtnieuwsgesprek ........................................................... 30
4. Basisregel advies............................................................................................................. 2 4. FAQ .................................................................................................................................. 31
5. Feedback ........................................................................................................................... 3 5. Casussen ........................................................................................................................ 32
HOOFDSTUK 2.1: DOELSTELLINGENGESPREK .................................................................. 4 HOOFDSTUK 7: DEMOTIEGESPREK ...................................................................................... 33
1. Algemene informatie ..................................................................................................... 4 1. Algemene informatie .................................................................................................. 33
2. Voorbereiding op een doelstellingengesprek ........................................................ 4 2. De voorbereiding op een demotiegesprek .......................................................... 33
3. Het voeren van een doelstellingengesprek ............................................................ 5 3. Het voeren van een demotiegesprek .................................................................... 33
4. FAQ ..................................................................................................................................... 5 4. FAQ .................................................................................................................................. 34
HOOFDSTUK 2.2: FUNCTIONERINGSGESPREK ................................................................. 6 HOOFDSTUK 8: CONFLICTOPLOSSEND GESPREK ....................................................... 36
1. Algemene informatie ..................................................................................................... 6 1. Algemene informatie .................................................................................................. 36
2. De voorbereiding aan de hand van de vier A’s ..................................................... 7 2. De voorbereiding op een conflictoplossend gesprek ...................................... 36
3. Het voeren van een functioneringsgesprek ........................................................... 7 3. Het voeren van een conflictoplossend gesprek ................................................. 37
4. FAQ ..................................................................................................................................... 8 4. FAQ .................................................................................................................................. 39
5. Casussen ........................................................................................................................... 9 5. Casussen ........................................................................................................................ 40
HOOFDSTUK 2.3: BEOORDELINGSGESPREK .................................................................... 10 HOOFDSTUK 9: MOTIVATIONEEL GESPREK ..................................................................... 42
1. Algemene Informatie .................................................................................................. 10 1. Algemene informatie .................................................................................................. 42
2. De voorbereiding op een beoordelingsgesprek ................................................ 10 2. De voorbereiding op een motivationeel gesprek .............................................. 43
3. Het voeren van een beoordelingsgespek ............................................................ 11 3. Het voeren van een motivationeel gesprek ........................................................ 43
4. FAQ .................................................................................................................................. 12 4. FAQ .................................................................................................................................. 45
5. Valkuilen ......................................................................................................................... 12 5. Casussen ........................................................................................................................ 45
6. Cassussen ...................................................................................................................... 13
HOOFDSTUK 10: ADVIESVAARDIGHEDEN ........................................................................ 46
HOOFDSTUK 3: VERZUIMGESPREK ....................................................................................... 15 1. Algemene informatie - Wat is het doel van advies?.......................................... 46
1. Algemene informatie .................................................................................................. 15 2. De voorbereiding op een adviesgesprek - Kwalitatief advies op maat ..... 47
2. De voorbereiding op een verzuimgesprek .......................................................... 15 3. Het voeren van een adviesgesprek ........................................................................ 48
3. Het voeren van een verzuimgesprek ..................................................................... 16 4. FAQ .................................................................................................................................. 49
4. FAQ .................................................................................................................................. 18 5. Casussen ........................................................................................................................ 50
5. Cassussen ...................................................................................................................... 19
HOOFDSTUK 11: CHECKLISTS GESPREKKEN ................................................................... 52
HOOFDSTUK 4: EXITGESPREK .................................................................................................. 20 Feedbackgesprek.......................................................................................................................... 52
1. Algemene informatie .................................................................................................. 20 Doelstellingengesprek................................................................................................................. 53
2. De voorbereiding op een exitgesprek ................................................................... 20 Functioneringsgesprek ............................................................................................................... 54
3. Het voeren van een exitgesprek.............................................................................. 20 Beoordelingsgesprek................................................................................................................... 55
4. FAQ .................................................................................................................................. 21 Verzuimgesprek ............................................................................................................................ 56
5. Cassussen ...................................................................................................................... 23 Exitgesprek ..................................................................................................................................... 57
6. Checklist exitgesprek .................................................................................................. 23 Correctiegesprek .......................................................................................................................... 58
Slechtnieuwsgesprek ................................................................................................................... 59
HOOFDSTUK 5: CORRECTIEGESPREK .................................................................................. 25
Conflictoplossend gesprek ........................................................................................................ 60
1. Algemene informatie .................................................................................................. 25
Motivationeel gesprek................................................................................................................. 61
2. De voorbereiding op een correctiegesprek ......................................................... 25
3. Het voeren van een correctiegesprek ................................................................... 25
4. FAQ .................................................................................................................................. 27
5. Casussen ........................................................................................................................ 28
1
,HOOFDSTUK 1: INLEIDING
1. WAT DOET EEN HR-BUSINESSPARTNER?
§ Bezig zijn met het talent in de onderneming, bedrijf ondersteunen, change en transformatie, wat is de behoefte achter bepaalde vragen…
§ Focus op het menselijke, contact met het hoger management, het operationeel team ondersteunen (bv. vragen over sociaal recht beantwoorden),
personeelsbeleid, contact met de vakbond, werken rond groeien en strategie…
§ Ze werken heel vaak projectmatig (bv. verzuim, cafetariaplan…)
2. WELKE HR-GESPREKKEN KEN JE?
§ Stay-gesprek: bevragen waarom de WN’s net momenteel in de organisatie blijven, kan ook gelinkt worden aan de employer branding
§ Sollicitatiegesprek: wordt gevoerd tussen een potentiële kandidaat en een recruiter, maar het kan ook door een afdelingshoofd/specifieke
leidinggevende gevoerd worden
§ Doelstellingengesprek: doelstellingen bespreken met de medewerker, wordt vaak gevoerd aan het begin van het jaar
§ Functioneringsgesprek: hangt af van de organisatie hoe dat georganiseerd wordt (dit kan formeel/informeel zijn, enkele keren per jaar, één keer per
jaar…)
§ Evaluatiegesprek/Beoordelingsgesprek: volgt op het einde van het jaar, na de functioneringsgesprekken
§ Coachingsgesprek
§ Motivationele gesprekken: werknemers een duwtje in de rug geven, aanpassing van het takenpakket, goed gesprek voeren… ervoor zorgen dat de
werknemer gemotiveerd blijft
§ Verzuimgesprek: in gesprek gaan met een werknemer die regelmatig afwezig is om de reden van afwezigheid te weten te komen
§ Feedbackgesprek, ontslaggesprek, exit-gesprek
2.1 INDELING GESPREKKEN ADHV DE HR-CYCLUS
Instroom Doorstroom Uitstroom
Werving en selectie Prestatie Beoordelen Ontslag
§ Selectiegesprek § Doelstellingengesprek § Beoordelingsgesprek § Ontslag-gesprek (slecht nieuws
§ Arbeidsvoorwaarden- § Functioneringsgesprek § POP-gesprek gesprek)
gesprek § Verzuimgesprek § Beloningsgesprek § Exit-gesprek
§ Introductiegesprek § Jobcraftingsgesprek § Correctiegepsrek
§ Loopbaancoachings- § Demotiegesprek
gesprek
3. WIE ZIJN DE STAKEHOLDERS VAN HR (BUSINESSPARTNER)?
§ management
§ vakbond
§ werknemers
§ externe partners (rekruteringsbureaus, consultancy bureaus…)
§ klanten
§ andere interne afdelingen
§ leidinggevenden (hier wordt voornamelijk veel aandacht aan geschonken tijdens dit OPO)
4. BASISREGEL ADVIES
E=KxA
Het effect (E) van een verandering hangt af van de kwaliteit (K) van de oplossing maal de acceptatie (A) door de betrokkenen.
Acceptatie → je gaat elke leidinggevende op een andere manier moeten aanpakken om een soort van ‘vetrouwensband’ op te bouwen zodat je weet wat
je aan elkaar hebt
2
,5. FEEDBACK
5.1 SOORTEN FEEDBACK
§ Positieve feedback: bestendigen en uitbreiden
§ Negatieve feedback: veranderen
5.2 REACTIES
§ Fight, flight or freeze
§ Manier waarop je feedback geeft kan helpen om één van deze reacties te vermijden
§ “Praten tegen een reptiel heeft echt geen zin.” – laat het dan even rusten en ga er later terug op in. Feedback geven aan iemand die één van die reacties
toont, heeft geen zin. De feedback zal niet binnenkomen.
5.3 AMYGDALA – TRIGGERS BIJ FEEDBACK
§ Waarheid: inhoud van de feedback klopt niet
§ Identiteit: feedback is bedreigend voor eigen zelfbeeld
§ Relatie: WIE en HOE de feedback wordt gegeven
5.4 MODELLEN
Kernkwadranten § Wanneer je als feedbackgever weet wat je kernkwaliteiten, valkuilen, uitdagingen en allergieën zijn, zou je het gedrag van
van Offman anderen wat meer kunnen relativeren.
§ Als feedbackgever moet je heel bewust zijn van je allergieën!
§ Wees bewust van de kernkwaliteiten van de persoon die je feedback geeft. Verlies zijn/haar sterktes niet uit het oog! Durf
het in de feedback te verwerken zodat het wat positiever wordt voor de ontvanger.
WEG-model § Intentie: andere beter te maken/situatie beter te maken
§ WEG model
o W: waarneming – heel belangrijk, onderscheid maken tussen wat we waarnemen en wat we interpreteren! Wees
objectief.
o E: effect – welk effect heeft een bepaalde handeling
o G: gedragsalternatief – je vraagt iets aan iemand (bv. te laat komen – ik zie dat je een paar keer te laat bent
gekomen, ik vind dat vervelend, wil je de volgende keer vroeger komen?)
§ Het gaat altijd over verzoeken, geen bevelen
4G-model § Gedrag: op een objectieve manier het gedrag benoemen → waarneming, observatie
§ Gevoel: omschrijven welk gevoel het gedrag van de anderen teweeg brengt
o gedrag en gevoel (h)erkent door andere: niet naar de derde stap gaan, anders wel
o eigen gevoel dat andermans gedrag teweegbrengt (niet discussieerbaar, persoonlijk)
§ Gevolg: de mogelijke gevolgen van het gedrag benoemen
§ Gewenst gedrag
o Jij, wij en ik-methode: oplossing zoeken voor het gedrag
o (1) Wat denk JIJ? (2) Wat denken WIJ? (3) Wat denk IK?
IGE-model § Intentie
§ Gedrag
§ Effect
§ Intentie kan goed zijn, maar het resulteert niet zo zeer in het gewenste resultaat
3
, HOOFDSTUK 2.1: DOELSTELLINGENGESPREK
(Zie checklist: Doelstellingengesprek/Planningsgesprek)
1. ALGEMENE INFORMATIE
§ Bij dit eerste gesprek van de performance management-cyclus worden er afspraken gemaakt
aangaande de prestaties (= doelstellingen) en de ontwikkeling van de werknemer voor het komende
(evaluatie)jaar.
§ In het planningsgesprek worden de (output)doelstellingen/resultaatafspraken geformuleerd.
§ Versterk wat werkt! In deze benadering staat het ontdekken en ontwikkelen van talenten tot echte
sterktes centraal.
DOELSTELLINGEN
Doelstellingen organisatie:
We willen tegen eind 2021 een groei van 5% realiseren.
↓
Doelstellingen HR:
Om 5% groei te creëren dienen wij als HR, 100 nieuwe medewerkers aan te trekken tegen het einde van 2021.
↓
Doelstelling recruiter:
Opzetten van een nieuwe sociale mediacampagne tegen midden 2021.
Optimaliseren van employer branding tegen midden 2021.
Rekruteren van 50 nieuwe medewerkers tegen eind 2021.
2. VOORBEREIDING OP EEN DOELSTELLINGENGESPREK
2.1 FORMEEL GESPREK → FORMELE SETTING
§ 1-op-1 situatie
§ leidinggevende verstuurt uitnodiging met voorbereiding
§ voorzie gemiddeld 1 uur tijd
2.2 LEIDINGGEVENDE
§ opmaken doelstellingen WN: wat zijn de doelstellingen van de afdeling/team en welke hiervan sluiten aan bij WN zijn takenpakket, competenties en
waar mogelijk ambities (SMART)
§ nadenken over mogelijke passende ontwikkelingsdoelstellingen voor WN (4 M’s)
o Mensen: heeft de medewerker beschikking over voldoende uren om de doelstelling te bereiken?
o Macht: beschikt de medewerker over voldoende bevoegdheid om de doelstelling tot een goed einde te brengen?
o Middelen: heeft de medewerker voldoende middelen om de doelstelling te behalen?
o Methode: weet de medewerker hoe hij een goed resultaat kan behalen of is instructie of scholing nodig?
2.3 WERKNEMER
§ nadenken over takenpakket en bijhorende motivatie
§ nadenken over domeinen waarin hij/zij (verder) wil ontwikkelen → HAND-techniek
Stappenplan met als basisgedachte dat niet de leidinggevende maar medewerkers - rekening houdend met hun sterke punten - de rollen en
werkzaamheden die voortvloeien uit de afdelingsdoelstellingen verdelen:
STAP 1: medewerkers brengen onderling hun sterke punten, kwaliteiten en passie en kaart en denken hierbij na over antwoorden op vragen als:
§ wat geeft mij het grootste werkplezier? wat doe ik het liefst in mijn werk? van welke klanten, werkzaamheden en/of rollen krijg ik energie? wat wil ik in
het komende jaar nog beter in de vingers krijgen? waar krijg ik vaak complimenten over?
§ Doordat persoonlijke doelen en talenten in deze stap nog niet gekoppeld zijn aan de inhoud van het werk, kunnen medewerkers in de stappen hierna
scherp(er) benoemen waar zij, naar hun mening, hun grootste toegevoegde waarde kunnen creëren.
4
