Mens en Organisatie (KULAK): Korte en volledige samenvatting (Johan Maes, 2e Bachelor)

Wat is de definitie van organisatie? Leg elk onderdeel van de definitie kort uit zoals je die begrijpt.

Réponse: Een organisatie is een (1) sociale entiteit die (2) doelgericht en (3) doelbewust is, met een (4) link naar de externe omgeving. Sociale entiteit betekent dat organisaties bestaan uit mensen; de mens is de basisbouwsteen van organisaties, waardoor het zich onderscheidt van andere soorten systemen. Doelgericht betekent dat organisaties bestaan voor een doel. Ze zijn gemaakt om een bepaald doel te bereiken. Doelbewust betekent dat organisaties bewust worden onderverdeeld in verschillende sets van activiteiten om het doel te bereiken. Deze activiteiten maken gebruik van de kennis en technologie die nodig is om het werk te doen. De link met de omgeving omvat interacties met klanten, leveranciers, concurrenten, de overheid en andere elementen van de externe omgeving.

Een handvol bedrijven op de Fortune 500-lijst is meer dan 100 jaar oud, wat zeldzaam is. Welke organisatorische kenmerken zouden volgens jou de levensduur van 100 jaar kunnen verklaren?

Réponse: Bedrijven die een lange levensduur behouden, moeten flexibel zijn. Dit omvat flexibiliteit met organisatiestructuren en doorlopende relaties met medewerkers en de externe omgeving. Het vermogen van organisaties om concurrerende prijzen te bieden en middelen op een innovatieve manier samen te brengen draagt bij aan het succes ervan. Scientific management heeft hierin een rol gespeeld en de Hawthorne studies hebben bijgedragen aan het inzicht dat een positieve behandeling van de werknemers bijdroeg aan hun lange levensduur met de organisatie, waardoor het personeelsverloop afnam en de knowhow onder de arbeidskrachten werd gemaximaliseerd.

Wat is het verschil tussen formalisatie en specialisatie? Denk je dat een organisatie die hoog scoort op de ene dimensie ook hoog scoort op de andere? Bespreek.

Réponse: Formalisatie heeft betrekking op de hoeveelheid schriftelijke documentatie die wordt gebruikt om de organisatie te sturen, inclusief procedures, functiebeschrijvingen en beleidshandboeken. Specialisatie heeft betrekking op de mate waarin taken zijn onderverdeeld, zodat elke medewerker slechts een beperkt aantal activiteiten uitvoert. In het algemeen worden deze kenmerken zodanig met elkaar in verband gebracht dat een organisatie de neiging heeft om hoog of laag op beide te scoren. Naarmate een organisatie groter wordt, zouden bijvoorbeeld taken meer gespecialiseerd worden. Formalisatie zou dan nodig zijn om regels en voorschriften op te stellen om specialisatie te specificeren. Een paar organisaties kunnen van deze relatie afwijken, maar doorgaans zal een organisatie die hoog scoort op het ene kenmerk, ook hoog scoren op het andere.

Wat betekent contingentie? Wat zijn de implicaties van de contingentietheorie voor managers?

Réponse: Contingentie betekent dat één ding van andere dingen afhangt, en daarom moet er een goede aansluiting zijn tussen de interne structuur en de externe omgeving van een organisatie om effectief te kunnen zijn. Er zijn geen universele principes die voor elke organisatie in elke situatie gelden. Er is niet één beste manier. Contingentie betekent dat \"het afhangt.\" Dus, managers moeten een diagnose stellen van hun unieke situatie voordat ze beslissen over de managementaanpak die ze moeten nemen.

Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen een organisch en een mechanistisch organisatieontwerp? Welk type organisatie zou volgens jou makkelijker te managen zijn?

Réponse: Een mechanistisch ontwerp betekent dat de organisatie wordt gekenmerkt door machine-achtige standaardregels, procedures en een duidelijke hiërarchie van autoriteit. Organisaties zijn sterk geformaliseerd en zijn ook gecentraliseerd. Een organisch ontwerp betekent dat de organisatie veel losser, vrijer en adaptief is. Regels en voorschriften worden vaak niet opgeschreven of, indien opgeschreven, flexibel toegepast. Het is gemakkelijker om een mechanistische organisatie te managen omdat de meeste beslissingen die aan de top worden genomen, terwijl in een organisch ontwerp mensen hun eigen weg door het systeem moeten vinden om uit te vissen wat ze moeten doen. De hiërarchie van de autoriteit is losser en niet duidelijk. De beslissingsbevoegdheid is gedecentraliseerd.

Wat betekent het om te zeggen dat een organisatie een open systeem is?

Réponse: Een open systeem moet in wisselwerking staan met de omgeving om te kunnen overleven. Open systemen kunnen zich niet afsluiten zoals gesloten systemen en moeten zich voortdurend aanpassen aan de omgeving.

Vroege managementtheoretici waren van mening dat organisaties moeten streven naar een logische en rationele aanpak, met een plaats voor alles en alles op zijn plaats. Bespreek de pro\'s en contra\'s van deze aanpak voor organisaties van vandaag.

Réponse: Vroege managementtheoretici dachten in termen van machine-systeemefficiëntie. De externe omgeving was wellicht stabieler en de technologie eenvoudiger, zodat een ordelijk organisatiesysteem mogelijk was. Deze managementaanpak zal vandaag de dag niet meer werken. Organisaties moeten zich aanpassen aan de externe omgeving, omgaan met verschillen in doelen en inzet van medewerkers, overleven in een chaotische wereld en proberen om te gaan met de enorme complexiteit van sociale systemen. Managers kunnen proberen de logica, rationaliteit en efficiëntie van organisaties te verhogen, maar ze zullen geen systeem van perfecte orde bereiken, en moeten niet het gevoel hebben dat ze falen als ze dat niet kunnen.

Wat is de definitie van organisatiestructuur? Staat de organisatiestructuur op het organogram? Leg uit.

Réponse: Er zijn drie belangrijke componenten in de definitie van de organisatiestructuur: 1) het wijst formele verslagleggingsrelaties aan met inbegrip van het aantal niveaus in de hiërarchie en de span of control van managers en supervisors; 2) het identificeert de groepering van individuen in afdelingen en in de totale organisatie; 3) het omvat het ontwerp van systemen om effectieve communicatie, coördinatie en integratie van de inspanningen tussen afdelingen te verzekeren. Ja, veel structuurelementen staan op het organogram. Het organogram is de visuele weergave van een hele set van onderliggende activiteiten en processen in een organisatie. Daarnaast staan de systemen om de coördinatie te waarborgen doorgaans niet op het organogram. Coördinatie is een dynamisch proces, terwijl het organogram statisch is. Planning, verticale informatiesystemen, teams, taskforces, etc. worden gebruikt om integratie te bereiken en staan meestal niet op het organogram, hoewel horizontale stippellijnen en verticale rapportagerelaties wel de gewenste informatiestroom suggereren.

Wanneer heeft een functionele structuur de voorkeur boven een divisiestructuur?

Réponse: Het heeft de voorkeur wanneer de omgeving aanzienlijk stabiel is, en wanneer er sprake is van een dominante concurrentiekwestie op het gebied van technische specialisatie en efficiëntie. Deze structuur is het meest effectief wanneer diepgaande expertise cruciaal is voor het behalen van de organisatiedoelstellingen, wanneer de organisatie moet worden gecontroleerd en gecoördineerd via de verticale hiërarchie, en wanneer efficiëntie belangrijk is. De functionele structuur moet ook worden overwogen wanneer de organisatie klein tot middelgroot is, wanneer er slechts een paar producten zijn, en wanneer managers medewerkers mogelijkheden willen bieden voor diepgaande vaardigheidsontwikkeling binnen functies.

Grote bedrijven hebben de neiging om gebruik te maken van hybride structuren. Waarom?

Réponse: Grote bedrijven hebben de neiging om hybride structuren te gebruiken omdat het enkele van de voordelen van elk kan bieden en enkele van de nadelen kan overwinnen. Praktisch gezien combineren de meeste bedrijven kenmerken van functionele, divisies, geografische of horizontale structuren om te profiteren van de sterke punten van een bepaalde structuur, terwijl sommige zwakke punten worden vermeden. Een type hybride dat vaak wordt gebruikt, is het combineren van kenmerken van de functionele en divisiestructuren. Wanneer een organisatie bijvoorbeeld sterk groeit en verschillende producten of markten heeft, is deze georganiseerd in zelfstandige afdelingen. Functies zijn belangrijk voor elk product of markten zijn gedecentraliseerd naar de zelfstandige afdelingen. Sommige functies die relatief stabiel zijn en schaalvoordelen en diepgaande specialisatie vereisen, zijn echter gecentraliseerd op het hoofdkantoor.