Samenvatting inkoop theorie blok 1, Minor Inkoop & Verkoop, HvA
Tout pour ce livre (29)
École, étude et sujet
Haagse Hogeschool (HHS)
Facility Management
Business 6 Inkoopmanagement
Tous les documents sur ce sujet (6)
Vendeur
S'abonner
kimherbrink
Avis reçus
Aperçu du contenu
Hoofdstuk 1 Professionele inkoop
1.1 De inkoopfunctie
Inkoopfunctie: ervoor zorgen dat de juiste producten (goederen en diensten) van de juiste kwaliteit
op de juiste tijd op de juiste plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn
voor de organisatie.
OF
het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten (goederen en
diensten) van externe bronnen te betrekken.
In deze benadering kunnen we drie aspecten benadrukken:
1. Technisch aspect: men moet beschikken over de juiste producten van de juiste kwaliteit
2. Logistiek aspect: de producten moeten op de juiste tijd en plaats beschikbaar zijn
3. Commercieel aspect: de producten moeten tegen de juiste prijs c.q. tegen de laagste integrale
kosten beschikbaar zijn
De inkoopfunctie heeft betrekking op het managen van transacties en relaties. Deze twee zaken
kunnen niet los van elkaar gezien worden.
Het vervullen van inkoopfuncties impliceert altijd een externe oriëntatie: inkopers moeten
nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkelingen in de externe omgeving, in het bijzonder in de
leveranciersmarkten. Inkopen is geen doel op zich, je koopt in met het oog op de interne
bedrijfsvoering. Inkopers moeten de externe oriëntatie dus altijd koppelen aan een interne
oriëntatie.
Professionele inkoop vereist het zoeken naar evenwicht tussen de wensen van interne klanten en de
eisen en het belang van de organisatie als geheel. Schakel tussen de interne klanten (gebruikers)
enerzijds en externe leveranciers anderzijds.
Verschil inkoop organisatie en consumenten
- Bij organisatie uitgevoerd door team professionals: inkopen doe je nooit alleen
- Bij organisatie geen emotionele motieven: consumenten wel
- Bij organisatie gaat het vaak om grote hoeveelheden
- Inkopen moeten bij een organisatie verantwoord worden
- De koopmotieven en koopdoelstellingen zijn nauw verbonden aan de bedrijsvoering binnen de
organisatie
Inkoop moet een directe bijdrageg leveren aan het bedrijfsresultaat.
Het belang van inkoop blijkt onder meer uit de waarde van het
inkoopaandeel: de kosten van ingekochte goederen en diensten ten
opzichte van de kostprijs van de eindproducten.
- Inkoopaandel verschilt per bedrijfstak
- Bedrijven beperken zich steeds meer tot hun kernactiviteiten; de rest
wordt in principe uitbesteed. Deze ontwikkeling leidt ertoe dat het inkoopaandeel stijgt. Bedrijven
worden hierdoor steeds afhankelijker van hun leveranciers, wat eveneens het belang dat bedrijven
aan inkoop hechten, verhoogt. Van Weele ziet voor de inkoopfunctie de volgende primaire taken en
verantwoordelijkheden:
- zorgen voor de continuïteit van het bedrijfsproces
- het reduceren van inkoopgebonden kosten
- verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
- het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing (inbreng leveranciers)
,Moderne opvattingen over de inkoopfunctie stellen dat deze naadloos moeten aansluiten op de
ondernemingsstrategie. Het belang van inkoop is dan ook gelegen in de manier waarop het bijdraagt
aan de concurrentiepositie op de eindmarkten waar de onderneming actief is. Inkoop kan een
cruciale rol vervullen door de resources en mogelijkheden aan de input-zijde van de organisatie
(leveranciers) te koppelen aan de producten en prestaties aan de output-zijde (klanten).
David Burt stelt dat de inkoopfunctie van iedere organisatie kan worden geplaatst in een
vierfasenmodel.
1. Administratieve functie: de inkoopfunctie is niet meer dan een administratieve functie die laag
geplaatst is in de organisatie. Inkopers houden zich vooral bezig met het plaatsen en afhandelen van
orders in opdracht van gebruikers.
2. Mechanische functie: inkoop richt zich vooral op het sluiten van transacties. Inkoop wordt gezien
als een mechanische functie met oog voor de meer commerciële aspecten. Inkopers oriënteren zich
op de markt en zijn op zoek naar lage prijzen. In technische bedrijven wordt de inkoper gezien als een
verdediger van het bedrijf tegen de aankoop van onnodige of dure producten.
3. Proactieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een langetermijnvisie en nemen het
voortouw in leveranciersmanagement. Veel aandacht voor logistieke aspecten van inkoop. Systemen
als just-in-time-management en Kanban vragen een proactieve
opstelling van inkopers. Integrale kostenbenaderingen,
benchmarking en het bijdragen aan ketenintegratie behoren ook
tot de taken van de inkoopfunctie.
4. Professionele strategische functie: inkoop is een strategisch
wapen in de concurrentiestrijd geworden, inkoop is een
ondernemende, extraverte bedrijfsfunctie.
De fase waarin de inkoopfunctie zich bevindt, is mede
afhankelijk van de visie van het topmanagement. Van Weele onderscheidt de volgende visies:
1. Besteloriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van bestelorders. Ook zien zij
erop toe dat leveranciers tijdig leveren.
2. Commerciële oriëntatie: inkopers moeten (overdreven) aandacht besteden aan lage
inkoopprijzen, kostenreducties, kortingen, prijsonderhandelingen etc.
3. Logistieke oriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het voor het veiligstellen van de korte-
en lange termijn inkoopbehoeften. De beoordeling van inkoopprestaties vindt hoofdzakelijk plaats op
basis van prestatie-indicatoren op het gebied van logistiek en kwaliteitszorg.
4. Strategische oriëntatie: men onderkent dat inkoop bijdraagt aan de versterking van de
concurrentiepositie van de onderneming op haar eindmarkten.
- Early supplier involvement: leveranciers vroegtijdig betrekken bij product- en
procesontwikkeling om te kunnen profiteren van de knowhow.
Duurzaam inkopen: in alle fasen van het inkoopproces wordt rekening
gehouden met milieu en sociale aspecten. Bij milieuaspecten gaat het om
het effect van het product of het productieproces op het milieu. Bij
sociale aspecten gaat om eerlijke handel, mensenrechten en het
bevorderen van internationale arbeidsnormen. Duurzaamheid wordt ook
wel vertaald in de ‘triple p-benadering: people (mensen), planet
(planeet/milieu), profit (winst/opbrengst/exploitatie).
- Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en Ondernemen (MVIO).
- Timber Procurement Assessment Committe: een commissie die certificeringsystemen voor
duurzaam bosbeheer toetst aan de Nederlandse criteria voor Duurzaam Hout.
,Cradle to cradle (C2C): centraal staat het idee om al in de ontwerpfase van een product rekening te
houden met het hergebruik van grondstoffen, waardoor er geen reststoffen overblijven. Verschil met
recycling is dat bij C2C van tevoren al rekening wordt gehouden met hergebruik. En gerecycled
materiaal verliest zijn waarde.
Binnen de grondstoffen kunnen we onderscheid maken tussen hernieuwbare grondstoffen (hout) en
niet-hernieuwbare grondstoffen (fossiele brandstoffen, goud en koper).
1.2 Hoe wordt ingekocht?
Een inkoopbeslissing in een organisatie is vrijwel nooit een op zichzelf staande gebeurtenis. Er zijn
diverse personen of afdelingen bij betrokken.
Van Weele onderscheidt de volgende zes hoofdfasen van het inkoopproces:
1. Specificeren: men bepaalt de behoefte (de eisen waaraan het in te kopen product moet voldoen)
1. Functionele eisen (de exacte functies of gebruiksdoelen)
2. Technische eisen (kenmerken materialen, afmetingen, gewichten, geluidsniveau)
3. Logistieke eisen (beschikbaarheid, levertijden, leverschema, servicegraad, onderhoud)
4. Kwaliteitseisen (normen, procedures, rapportages, inspecties, certificaten)
5. Commerciële eisen (contractvorm, prijscondities, betaling, garantie, aansprakelijkheid)
6. Milieuaspecten (Co2, gebruik gevaarlijke/chemische stoffen)
7. Sociale aspecten (mensen- arbeidsrechten)
- Back-door-selling: leveranciers proberen soms al in de specificatiefase een voorkeurspositie en een
voorkeursbehandeling te bewerkstelligen. Vertegenwoordigers leggen bijvoorbeeld, buiten
medeweten van de inkoopafdeling om, contact met de TD die in de toekomst met het te kopen
product moet gaan werken, dit met de bedoeling om de specificaties zodanig te beïnvloeden dat ze
een betere uitgangspositie hebben dan hun concurrenten.
2. Selecteren (inclusief offreren) offerteaanvraag: niet meer dan een uitnodiging om een prijsopgave
te doen. Offertebeoordeling kan direct leiden tot de leverancierskeuze.
- Approved-vendor-list: voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers. Leveranciers willen op deze
lijsten komen. De eerste selectie van leveranciers noemt men prekwalificatie. Uit de approved-
vendor-list selecteert men vervolgens aan de hand van diverse criteria een beperkt aantal
leveranciers (3-5). Deze leveranciers komen op de shortlist van de inkopende organisatie te staan.
3. Contracteren (inclusief onderhandelen): op basis van de offerte-evaluatie kan het nodig zijn om
met de geselecteerde leverancier(s) verder te onderhandelen over de uiteindelijke overeenkomst,
prijs en andere condities in het contract. Op grond van de onderhandelingen met aanbieders maakt
men ten slotte een definitieve leverancierskeuze. Het contract legt de wilsovereenstemming tussen
de kopende organisatie en de leverancier zo goed mogelijk vast.
4. Bestellen: het plaatsen van een bestelling houdt een opdracht tot levering in, maar een
inkooporder kan alleen worden geplaatst in opdracht van een of meer functionarissen die daartoe
bevoegd zijn. Om misverstanden te voorkomen, moeten organisaties deze tekenbevoegdheid goed
en eenduidig regelen. Vooral grote bedrijven kunnen veel last ondervinden van maverick buying:
medewerkers of afdelingen kopen in buiten de bestaande contracten om. Het percentage dat onder
contract wordt ingekocht, wordt ook wel de participatiegraad of de p-graad genoemd.
- Contractbeheer: het vastleggen, actualiseren en toegankelijk maken van contractgegevens. In het
kader van de inkoopcontrole is het belangrijk dat basisgegevens systematisch en toegankelijk worden
vastgelegd. Contractmanagement kan onnodige kosten en risico’s helpen voorkomen.
, 5. Bewaken: belangrijk onderdeel van de orderbewaking is het bewaken van de levertijden, de
geleverde hoeveelheden en eventuele certificaten en documenten. Orderbewaking kan op
verschillende manieren worden ingericht:
- Advance status check: voor kritische materialen en onderdelen wordt met de leverancier een pad
afgesproken, inclusief belangrijke mijlpalen en controles.
- Routine check: een aantal dagen voordat levering moet plaatsvinden, wordt een reminder gestuurd
naar de leverancier en om een bevestiging gevraagd.
- Exception expediting: er wordt pas ingegrepen als er ‘gepiept’ wordt in de organisatie.
De inkoopafdeling bepaalt ook welke orders men gaat chasseren: het benaderen van leveranciers
voordat de levertijd is verstreken. Soorten orders:
- Spoedorders: die niet waren voorzien en die niet kunnen wachten
- Back orders: achterstallige orders die na de overeengekomen datum worden geleverd
- Split orders: waarbij een deel van de order eerder of later wordt geleverd.
Onderdeel van het ‘bewaken’ is ook het verwerken van facturen en het verzorgen van de
bijbehorende betalingen. De inkoopfactuurcontrole vindt normaal gesproken buiten de
inkoopafdeling plaats en ligt vaak bij de financiële afdeling.
6. Nazorg: eventuele problemen worden geanalyseerd teneinde herhaling in de toekomst te
voorkomen. Los van problemen zullen de prestaties van leveranciers worden bijgehouden en worden
teruggekoppeld, zowel intern als extern.
De fasering van het inkoopproces is een belangrijk hulpmiddel om duidelijk te maken hoe
organisaties het beste kunnen inkopen, en om tegelijkertijd de oorzaak van eventuele problemen op
het gebied van inkoop te achterhalen. Het onderscheid tussen tactische en operationele inkoop
wordt gemaakt op het moment dat het contract wordt afgesloten. Tactisch inkopen: specificeren,
selecteren, contracteren en opertationeel inkopen: bestellen, bewaken, nazorg.
Inkoopprocessen kunnen op verschillende manieren kunnen worden doorlopen Buter en Van Weele
zeggen dat er algemene eisen gesteld kunnen worden aan het inkoopproces:
- de gewenste uitkomst van iedere fase moet duidelijk zijn vastgesteld. Iedere fase wordt afgerond
op basis van besluitvorming over een beslisdocument.
- inkoop vraagt om een goede regie en afstemming, vooral omdat bij het inkoopproces verschillende
afdelingen en functionarissen betrokken zijn. Duidelijk wie eindverantwoordelijk is.
- werken met heldere, functionele specificaties.
- voor de criteria op basis waarvan leveranciers worden geselecteerd formuleren. Duidelijk zijn en
niet leiden tot misverstanden.
Drie koopsituaties:
1. New-task-situatie: wanneer de organisatie besluit een geheel nieuw product aan te schaffen.
Grote onzekerheid. Bij de aankoop van kapitaalgoederen en bij de aankoop van nieuwe
componenten die op eigen specificatie worden gemaakt.
2. Gewijzigde herhalingsaankoop: een nieuwe product aanschaffen bij een bekende leverancier of
een bestaand product van een nieuwe leverancier. De besluitvorming wordt hier gekenmerkt door
beperkte probleemoplossing. Minder onzekerheid.
3. Rechtstreekse herhalingsaankoop: komt het meeste voor. Aankoop van een bestaand product bij
een leverancier met wie men ervaring heeft. Minste onzekerheid.
Afhankelijk van de koopsituatie kunnen meer of minder fasen worden overgeslagen
Les avantages d'acheter des résumés chez Stuvia:
Qualité garantie par les avis des clients
Les clients de Stuvia ont évalués plus de 700 000 résumés. C'est comme ça que vous savez que vous achetez les meilleurs documents.
L’achat facile et rapide
Vous pouvez payer rapidement avec iDeal, carte de crédit ou Stuvia-crédit pour les résumés. Il n'y a pas d'adhésion nécessaire.
Focus sur l’essentiel
Vos camarades écrivent eux-mêmes les notes d’étude, c’est pourquoi les documents sont toujours fiables et à jour. Cela garantit que vous arrivez rapidement au coeur du matériel.
Foire aux questions
Qu'est-ce que j'obtiens en achetant ce document ?
Vous obtenez un PDF, disponible immédiatement après votre achat. Le document acheté est accessible à tout moment, n'importe où et indéfiniment via votre profil.
Garantie de remboursement : comment ça marche ?
Notre garantie de satisfaction garantit que vous trouverez toujours un document d'étude qui vous convient. Vous remplissez un formulaire et notre équipe du service client s'occupe du reste.
Auprès de qui est-ce que j'achète ce résumé ?
Stuvia est une place de marché. Alors, vous n'achetez donc pas ce document chez nous, mais auprès du vendeur kimherbrink. Stuvia facilite les paiements au vendeur.
Est-ce que j'aurai un abonnement?
Non, vous n'achetez ce résumé que pour €5,09. Vous n'êtes lié à rien après votre achat.
