Samenvatting Strategische Eventorganisatie
Vak van , opleiding Event- & Projectmanagement
Incl alle hoofdstukken van PowerPoints en gastcolleges.
Docenten: Asger De Loof & Laurens Vervynck
1.5 Hoe zit het met agency’s ......................................................................................................................................................................... 9
1.7 Numbers to know.................................................................................................................................................................................. 10
2 Production & Operations ....................................................................................................................................................................... 11
2.1 Site plan/ technisch tekenen ................................................................................................................................................................. 11
2.1.1 Diverse software om technisch te tekenen .................................................................................................................................... 11
2.2 Locaties ................................................................................................................................................................................................. 13
2.2.1 Numbers to know ........................................................................................................................................................................... 13
2.2.2 Trends bij locaties ........................................................................................................................................................................... 13
2.10 Extra ..................................................................................................................................................................................................... 24
2.10.1 Licht en Geluid.......................................................................................................................................................................... 27
4.1 Case Coachella ...................................................................................................................................................................................... 31
5.2 Pre event (wat) ..................................................................................................................................................................................... 32
5.3 Technologie op events (wat) ................................................................................................................................................................. 34
5.3.1 Payment ......................................................................................................................................................................................... 35
5.3.2 Entertainment ................................................................................................................................................................................ 36
8.6 P12 Lounge Club ................................................................................................................................................................................... 64
,1 Finance
• Een budget opstellen is een continu proces.
• Het is juridisch sluitend er is dus een schriftelijke bevestiging van offertes nodig
(vraag een bestelbon op!).
• Je doet het in Excel (Excel of Numbers = KEY).
• Een Break Even Point is het punt waarbij je uit de kosten bent.
• Laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets (better safe than sorry)
• Een budget is ≠ met een begroting.
o Een begroting is de bedrijfsvoering voor de komende jaren.
• Een budget = toekomstige lange termijnplanning onderbouwd met cijfers.
1.1 Wat is het budget?
• Het gaat over (een duidelijk overzicht van de) inkomsten en uitgaven van het event
• Het is belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
• Gedetailleerd!! Ga in detail!
• Zorg dat er geen verrassingen/ no assumptions zijn!
• Vergeet je marge (%) niet toe te voegen!
Een budget is een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van
wat verondersteld wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na
het evenement). Het budget fungeert als een middel om de prognose te vergelijken met de
werkelijkheid en het stelt de doelstellingen voor de organisator vast. Een budget zal dikwijls
aangepast worden naargelang het tijdstip van het evenement nadert en er nieuwe
informatie vrijkomt over de kosten in de inkomsten van allerlei onderdelen in het
planningsproces.
1.1.1 Budget als een verkoopsargument
• Het geeft duiding aan je offerte. In je offerte wordt alles uitgesplitst, je maakt het duidelijk in
je budget waar je naartoe gaat.
• Is het iets haalbaars? Reality check bij klant.
• De basis van het contract.
• Geef transparantie en vertrouwen naar je klant toe. Geef veel duiding naar je klant toe.
1.1.2 Budget als communicatie tool
• Cijfers zijn een universele taal
• Budget is dynamisch
• Tekort is tekort
1.1.3 Budget als verplichte stap
• Contractueel verplicht
• Verplichting naar financiële instelling en/of sponsors
• Noodzakelijk voor het nemen van een verzekering
• Fiscale verplichtingen naar de overheid
o Je facturen kunnen uitleggen
o Boekhouding moet alles juist zijn
, 1.1.4 Budget: break-even calculatie
• Financiële haalbaarheid
• Duidelijkheid in budgettaire ruimte
• Duidelijkheid in te bereiken doelstellingen
1.1.5 Budget als leidraad
• Zorgt voor overzicht
• Afpunten
• Een holy bible bij pre-eventfase
1.1.6 Functionele kostenindeling
• Gebruik van hoofdgroepen met tussentotaal
• Positief punt: je hebt een goede kijk op evenwicht tussen groepen
• Negatief punt: onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken
• Een goede spreadsheet = KEY
Let op van excl.
btw of incl. btw!
Laat uw klant het
weten!
Particulier ≠
onderneming
Kostenrubriek
Let op voor de
vrijwilligersverzekering!! De
mensen moeten speciaal
verzekerd zijn, behalve via
een vzw
Les avantages d'acheter des résumés chez Stuvia:
Qualité garantie par les avis des clients
Les clients de Stuvia ont évalués plus de 700 000 résumés. C'est comme ça que vous savez que vous achetez les meilleurs documents.
L’achat facile et rapide
Vous pouvez payer rapidement avec iDeal, carte de crédit ou Stuvia-crédit pour les résumés. Il n'y a pas d'adhésion nécessaire.
Focus sur l’essentiel
Vos camarades écrivent eux-mêmes les notes d’étude, c’est pourquoi les documents sont toujours fiables et à jour. Cela garantit que vous arrivez rapidement au coeur du matériel.
Foire aux questions
Qu'est-ce que j'obtiens en achetant ce document ?
Vous obtenez un PDF, disponible immédiatement après votre achat. Le document acheté est accessible à tout moment, n'importe où et indéfiniment via votre profil.
Garantie de remboursement : comment ça marche ?
Notre garantie de satisfaction garantit que vous trouverez toujours un document d'étude qui vous convient. Vous remplissez un formulaire et notre équipe du service client s'occupe du reste.
Auprès de qui est-ce que j'achète ce résumé ?
Stuvia est une place de marché. Alors, vous n'achetez donc pas ce document chez nous, mais auprès du vendeur axellecallebert. Stuvia facilite les paiements au vendeur.
Est-ce que j'aurai un abonnement?
Non, vous n'achetez ce résumé que pour €9,79. Vous n'êtes lié à rien après votre achat.
